Hacer un brief es importante para ofrecer un panorama concreto de lo que se quiere hacer, cómo y en qué contexto. Adicionalmente, recibir un buen brief ayuda a que un equipo o una persona realice el proyecto de la mejor forma.
El briefing se conoce más en el ámbito de las áreas creativas como diseño, comunicación, marketing y publicidad, aunque realmente se puede hacer un brief para cualquier área y todo tipo de tareas. A continuación, verás qué es un brief, para qué sirve y algunos tipos de brief.
Qué es un brief
El brief o briefing es un documento claro y conciso que guía a una persona o grupo de personas para realizar un proyecto o tarea determinada, con el cual se tiene un panorama completo de qué es lo que se busca, cómo se hará, en qué tiempo y en qué contexto en particular.
El brief va más allá de una serie de instrucciones; es una herramienta que ofrece una visión, antecedentes, el momento actual y datos que ayuden a entender lo que se requiere hacer y el porqué de hacerlo. También es un documento estratégico que debe tener objetivos muy claros para desarrollar las acciones necesarias a fin de cumplirlos.
Para qué sirve el briefing
El briefing es como un faro en altamar que guía a una embarcación por el mejor camino. Sirve para brindar un panorama que vaya de lo general a lo específico; además es referencial porque pone en perspectiva dónde se está. Sirve para dar orden y estructura, lo cual permite la planificación de ideas y tareas. Es proactivo, porque contempla una serie de acciones necesarias para llevar a cabo un proyecto.
El brief ayuda a una área, un equipo o una persona a trabajar de forma esquematizada y estratégica, con un enfoque que delinee un camino a seguir para evitar distracciones, malinterpretaciones o confusiones.
Una de las funciones principales de este documento es ser un puente entre dos entidades o entre empresas y proveedores (por ejemplo, entre una marca y el equipo de marketing), facilitando así la comunicación, el intercambio de ideas y el trazo de un camino con el fin de que se entiendan los objetivos del proyecto. En este sentido ayuda a contextualizar sobre qué es la empresa o marca, cómo quiere transmitir su mensaje y qué ha hecho, lo cual es fundamental para que los integrantes de un equipo tengan la perspectiva correcta.
En qué se diferencian un brief y un plan de proyectos
El brief se centra en la visión general y la dirección creativa del proyecto, el plan de proyectos se centra en la planificación detallada y la gestión de todas las actividades necesarias para completar el proyecto de manera exitosa.
| BRIEF | PLAN DE PROYECTOS |
| El brief se utiliza para comunicar los objetivos, requisitos y expectativas del cliente al equipo creativo. | El plan de proyectos se utiliza para organizar y gestionar todas las actividades necesarias para completar un proyecto. |
| Suele incluir información sobre el cliente, el público objetivo, los objetivos del proyecto, los mensajes clave, los requisitos técnicos, el alcance del proyecto. | Incluye detalles sobre la estructura del equipo, los recursos necesarios, el cronograma, el presupuesto, los hitos del proyecto, los riesgos identificados y los métodos de seguimiento y control. |
| Se centra en la visión general y en la dirección creativa del proyecto. | Se centra en la planificación y ejecución detallada del proyecto, desde el inicio hasta la finalización. |
Pilares fundamentales de un brief exitoso
Las características de un brief bien elaborado proporcionan una guía clara y completa para el desarrollo y ejecución exitosa de un proyecto. Un brief que aborde las características fundamentales, no solo facilita la comprensión y alineación entre todas las partes interesadas, sino que también ayuda a optimizar el tiempo, los recursos y los esfuerzos, conduciendo a resultados positivos y significativos.
Características fundamentales
- Identificación clara del problema o necesidad.
- Objetivos específicos y medibles.
- Definición del público objetivo.
- Beneficios claros y tangibles.
- Estrategia de comunicación.
Cómo hacer un brief
1. Ten claro el perfil de la empresa
Este primer punto debe responder quién es la entidad a la cual se le trabajará, así que utiliza toda la información que sirva para tener noción de qué es, qué hace, cómo se comunica, cuál es su interacción y su personalidad.
2. Verifica el contexto
No pierdas de vista el contexto en el que se enmarca el proyecto; en este punto respondes dónde está o dónde se mueve la empresa o marca. Aquí debes considerar los elementos referenciales antes descritos.
Esto implica investigar sus características demográficas, comportamientos en línea y necesidades. Segmentar la audiencia en grupos específicos y crear buyer personas ayuda a personalizar el enfoque y los mensajes. Además, practicar la empatía y ponerse en el lugar de la audiencia ayuda a crear contenido relevante y atractivo.
3. Observa cuál es tu audiencia
En este paso analiza, define y considera todo lo que tenga que ver con el público o audiencia en la que tendrá influencia o impacto el proyecto. Debes responder a quién te diriges e integrar toda la información que te ayude para conocerlo.
Esto implica investigar sus características demográficas, comportamientos en línea y necesidades. Segmentar la audiencia en grupos específicos y crear buyer personas ayuda a personalizar el enfoque y los mensajes. Además, practicar la empatía y ponerse en el lugar de la audiencia ayuda a crear contenido relevante y atractivo.
4. Identifica un dolor y una solución
Esta parte debe responder al «porqué» del proyecto y «qué quiero hacer», así que debes integrar todos los elementos operativos antes mencionados. Es clave identificar una necesidad específica, un reto, un problema o algo que quieres mejorar, es decir, un «dolor» para determinar cuáles serán los pasos que conducirán hacia la solución.
5. Analiza los recursos con los que cuentas
Es importante que sepas cuáles son los recursos que tienes para llevar a cabo el proyecto. Estos pueden ser materiales, monetarios, temporales, tecnológicos y humanos, para que determines cuál será el rumbo y las acciones que te lleven a lograr los objetivos.
El briefing es una herramienta fundamental. Si consideras estos elementos y los pasos para su construcción te será más fácil desarrollar tus propios briefs creativos o interpretarlos, si es el caso.
Asegúrate de estructurar el documento de forma explicativa, pero siempre buscando la brevedad y contundencia. Es recomendable que cuando termines un brief lo leas en voz alta o lo des a algún conocido para que lo lea; si te puede explicar claramente de qué se trata, qué se quiere hacer, a quién va dirigido, cómo se hará y qué se busca conseguir, sabrás que tienes un brief eficiente en las manos.